浅谈文书档案工作

闵涛


　　档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

　　1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

　　2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

　　随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

　　文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。

　　文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、加强制度建设，建立长效培训机制。

　　首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

3、明确在职教育的原则，选择课程内容。

　　相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。



中国建设银行


关于印发《中国人民建设银行关于开办信用保证业务的规定（试行）》的通知

1988年10月19日，中国人民建设银行

建设银行各省、自治区、直辖市分行，各计划单列市分行，深圳市分行，成都市分行，南京市分行：
现将《中国人民建设银行关于开办信用保证业务的规定（试行）》印发给你们，请转知所属执行。建设银行开办信用保证是一项新业务，各行在执行本规定中有何问题和建议，请及时报告总行。

附件：中国人民建设银行关于开办信用保证业务的规定（试行）
第一条 本规定所称信用保证业务，是指建设银行与委托单位约定，当委托单位到期不能偿还债务，或因违约等原因不能支付款项时由建设银行向其债权单位（即受益单位）偿还债务或代为付款的业务。
第二条 建设银行出具的各种保函应注明不可撤销字样。并应与委托单位签订建设银行出具保函协议书（附参考格式一）。
第三条 建设银行为本行客户出具保函（附参考格式二），包括各类经批准设定的建设单位、改扩建和技术改造企业、具有企业法人资格的各类施工企业，以及其他在建设银行开立帐户的单位。未在本行开户，但愿意委托并一次存足保证金者，也应予办理。
第四条 建设银行办理以下信用保证业务：投标保证、履约保证、预付款保证、工程质量维修保证、分期付款保证、企业债券承兑保证、偿还投资本息保证、引进国外设备结算信用证项下的人民币保证等。
上述保证业务分为两类，即保证期限在一年以内的短期债务保证，保证期限在一年以上的长期债务保证。
第五条 委托单位要求建设银行出具保函，须符合以下条件：
（一）在建设银行开有帐户（包括存款、拨款、贷款）并确有存款余额或拨款限额、贷款指标。或一次存足保证金。
（二）具备保函项下的购销合同，工程承包合同、招标协议等各种经济合同和相关资料，并适时提交建设银行。
（三）保函项下的投资、生产、购销、施工、招标投标、发行债券等活动必须符合国家政策和国家计划的要求。
（四）存款保证金资金来源正当合法
第六条 “建设银行出具保函协议书”应订明：
委托单位、受益单位、受托银行的名称、住址；
保函项下的经济合同、批准文件的名称、编号；
保证期限；
保函额度；
存入保证金的时期、保证金数额、帐号；
收取手续费的标准、数额；
受托银行追索权成立的条件；
违约责任；
其他事项。
第七条 协议书生效后，委托单位应在建设银行开立“结算保证金存款户”。委托单位应签开付款凭证，将保证金从有关帐户转入“结算保证金存款户”后，建设银行方可鉴具保函。
保证金存款只能用于保函项下的支付，不得用于其他开支。该项存款一律按企业活期存款利率计付利息。
第八条 保证金可以一次存入，也可以在保证期内分次存入，与结算进度相应，累计存足。具体存款方式，应根据委托单位的资信程度、保函项下的经济活动风险的大小、保证期的长短和建设银行自身资金承担能力等情况来确定，但首次存款额不得少于保函额度的40％。无法存入保证金或保证金不足的单位，也可以提供反担保，包括由第三方保证和财产抵押。反担保的保证单位必须是具有支付能力的企业法人。
第九条 保函额度按照有关经济合同、协议和相关文件确定，不得超过合同总价。“建设银行出具保函协议书”履行期间，合同总价依法变更，保函额度应相应调整。
第十条 企业委托建设银行出具保函，应首先提出申请，并提交本规定第五条第（二）项所列有关资料。建设银行对上述资料及企业的经营、风险状况作全面审查同意后，双方签订“建议银行出具保函协议书”，建设银行按照协议书的规定出具保函。协议书须经省、自治区、直辖市、计划单列市一级分行签章确认后生效。保函额度超过5000万元的，须报经总行批准。
第十一条 保函由建设银行贷款业务部门出具，财会部门和计划部门会签，经行领导批准，加盖公章后生效。
第十二条 保证期限，根据经济合同和相关文件规定的期限确定，在协议书和保函中注明。
期满或保证义务已经履行完毕，保函则自行失效。
第十三条 受托银行按照以下标准收取保证费：
（一）短期债务保证：按保函额度的1‰收取。
（二）长期债务保证：保证费＝保函额度×保证期限（年）×1．5‰
保证费一次交纳。
第十四条 受益单位凭有效的保函和划款通知向建设银行要求支付保证金项下各种款项，经建设银行审核无误后从委托单位保证金存款中向受益单位支付款项。委托单位保证金款不足支付，建设银行应垫付其不足部分，并通知委托单位10日内归还垫付资金。垫付资金按国家规定的建安企业超计划流动资金贷款利率计收利息。逾期不还的加收20％利息。
第十五条 委托单位得承认受托银行承担债务后对委托单位的债务追索权。
第十六条 委托单位和受益单位对支付款项有争议应自行解决，不影响银行履行保证义务。
第十七条 建设银行应为委托单位保守有关业务机密。
第十八条 本规定适用于人民币信用保证业务。建设银行外汇保证业务另行规定。
第十九条 自本规定颁布之日起，《中国人民建设银行关于为承包援外工程出具保函的暂行规定》〔（85）建总经字第60号〕、《关于建设银行出具保函问题的通知》〔（86）建总经字第40号〕、《关于建设银行为客户出具保函问题的补充通知》〔（86）建总办字第45号〕、《关于警惕不法分子的诈骗活动及不准擅自做借款担保人的紧急通知》〔（86）建总会字第9号〕中，有关不得做借款担保人的规定废止。依据上述文件签具的保函仍应执行完毕。
第二十条 除本通知规定的信用保证业务外，建设银行各行处不得办理其它担保事项。
附 参考格式一
建设银行出具保函协议书
编号：______
受托单位____住址____________
受托银行____住址
委托单位按照《中国人民建设银行关于开办信用保证的业务规定（试行）》向受托银行申请出具不可撤销的保函。保函受益单位为________。为此项保函事宜，双方达成本协议。
一、保函由售托银行于________年____月____日出具，保函额度______万元。保证期限截止________年____月____日。
二、保函项下的资金，依照______（文件或合同）所确定的结算方式支付，受托银行并承担连带责任。
三、委托单位在受托银行开立“保证金结算存款户”，帐号________ 。 并于
________年____月____日存入________元，________年____月____日存入______元，________年___月____日存入________元。该存款户只用于保函项下的资金划付。
四、受益单位持结算凭证和保函要求受托银行付款，受托银行即无条件办理划付手续。如委托单位保证金存款不足，银行得垫付款项，并通知委托单位10日内归还。委托单位承认受托银行这一债务追索权，并承担垫付款项的利息，利息按月息________计算。
五、委托单位按保证金额的______‰的费率支付保证费，共计______元。保证费一次于____月____日交纳。
六、本协议一式四份，委托方和受益单位各执一份，受托银行执两份。协议由双方签章后生效，至本协议保证期限截止日失效。
七、本协议未尽事宜均依照《中国人民建设银行关于开办信用证业务的规定（试行）》办理。
委托单位（公章 ） 受托银行（公章）
法定代表人（签字 ） 法定代表人（签字）
审查行(公章)
年 月 日
附 参考格式二
中国人民建设银行不可撤销的保函
编号：_____
________：
______系我行客户，其保证金结算存款户帐号 。该单位因______活动（经济合同编号________）向我行申请金额（人民币）______元的保函。我行愿为该单位承担上述经济合同项下所需人民币款项不可撤销的支付保证。在接到贵单位划款通知后________日内划付款项。
此项保函有效期截止________年____月____日。
特此函告。
中国人民建设银行 行
（公章）章
年 月 日